1、不在公司里发和政治、色性、宗教相关的邮件
2、如：感谢您抽空洽谈
3、栀子比众木，人间诚未多。——出自唐·杜甫《江头四咏·栀子》
4、如工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号、、MSN号码等）
5、)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后,
6、段落分明、清晰；
7、一般情况下不要给普通客户抄送。
8、在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员(比如项目经理)。
9、✧结尾套语：如祝您顺利！工作愉快！致礼！等。
10、)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
11、邮件内容需要注意保密性，明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员
12、正文内容简洁、美观、易懂，力求简明扼要，并求沟通效益。
13、华表千年孤鹤语，人间一梦晚蝉鸣。——出自唐·曹邺《寄嵩阳道人》
14、Bestregards
15、祝您顺利！祝工作顺利！等
16、举例子：云能预示天气。比如，在地区，出现晕就代表将要下雨。
17、签字文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些。
18、)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。
19、六、发送前的注意事项
20、要上传附件的文件文档：
21、（例如：XXXXX部/人事主管江苏天创物业服务有限公司（XXXX服务处）地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，邮编：0000000Tel：XXXXXXXX-XXXXFax:XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX)
22、)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。
23、三、个人签名档
24、如:请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我.
25、如：希望我们能够达成合作
26、沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。
27、八、其他注意事项
28、规范用语，尽量少用口头语；
29、更得孤卿老书札，人间无此五般高。——出自唐·安鸿渐《题杨少卿书后》
30、邮件发送前，检查一遍，确认无误后发送。
31、字号：小号；
32、传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。
33、太平洋占的面积差不多等于其它三个大洋的总和，比最小的北冰洋大十四倍。
34、二、主题
35、登录邮箱后，在邮件管理中进行设置
36、电子邮件一定要注明主题，因为有许多使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容(的世界什么都有广告最讨厌但是带来的收入是相当可观的呵呵)。
37、目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。
38、)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。
39、打比方：石拱桥的桥洞成弧形，就像虹
40、莫道恩情无重来，人间荣谢递相催。——出自唐·刘禹锡《秋扇词》
41、电子邮件书写格式
42、六、结尾客套语
43、五、附件
44、✧附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe，，jpg，js，scr等等格式的附件。
45、作比较：大礼堂顶上藏着比北京新扩建的长安街路面还要宽的十二榀钢屋架。
46、莫唱当年长恨歌，人间亦自有银河。——出自清·袁枚《马嵬》
47、二、内容：
48、正到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
49、七、回复邮件
50、文件，表格……大段内容，需添加附件
51、字体，宋体；
52、邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不得群发。
53、岳禹碑高1.7米，宽1.4米，碑文分9行，每行9字，计77字，末行空四字。
54、（例如：XXX，您好！XXX经理/先生/女士，您好！
55、列数字：赵州桥非常雄伟，全长50.82米，两端宽9.6米，中部略窄，宽9米。
56、)最好的结尾要着眼未来：
57、✧电子邮件内容，附件说明；
58、门外若无南北路，人间应免别离愁。——出自唐·许浑《赠别》
59、此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
60、✧Cc（抄送）功能：让相关人员参考，如团队中其他人员；让相关人员知晓，如您的直接主管等
61、除却五侯歌舞地，人间何处不相随。——出自宋·石象之《咏愁》
62、)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。
63、除却微之见应爱，人间少有别花人。——出自唐·白居易《见紫薇花忆微之》
64、电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。
65、七、邮件发送
66、要事第一，结论在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陈述内容；
67、***经理（名字+职位），您好！
68、节日前夕可变更为相应的节日祝福语
69、五、邮件发送规范
70、三、主题
71、转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。
72、我国的石拱桥几乎到处都有。这些桥大小不一，形式多样，有许多是惊人的杰作。其中最著名的当推河北省赵县的赵州桥，还有北京丰台区的卢沟桥。
73、二、抄送
74、九、邮箱需设置成自动回复状态。
75、回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几个人，不要群发回复
76、颜色：黑色、个别重点处可加黑
77、✧主题应该简单，明确且具描述性，或是与内容相关的主旨大意概括邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。（一般不超过35字）
78、一、收件人
79、忆昔遇逢处，人间逐胜游。——出自唐·寒山《诗三百三首》
80、✧所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在6位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。
81、)如果知道对方的身份可以用：XX总经理、XX经理、XX董事长、X总、X董、X经理
82、四、内容
83、✧Cc（抄送）人数降至最低，避免造成不必要的垃圾邮件
84、三、正文
85、功满自然居物外，人间寒暑任轮回。——出自唐·吕岩《七言》
86、四、邮件语言文字规范
87、明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分。主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。
88、字号：可事先设置文字大小，一般选择:10—12号字；
89、)若知道对方的性别可以用：XX先生、XX、XX女士
90、✧附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在5M以内，大于这个数字的，通过FTP或者是空间传送。
91、天上分金镜，人间望玉钩。——出自唐·李贺《七夕》
92、四、签名
93、语言表达清楚、简练、不能有歧义；
94、确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。
95、在如此发的的今天，大部分人每天都会用邮件处理各种业务，因此撰写一个规范、合格的电子邮件就显得异常重要。我特地总结了一篇关于如何撰写比较规范的商务信函或者电子邮件的文章，以帮助大家提高商务电子信函的写作水平。
96、个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、Email）
97、全文字体字号需统一
98、、签名档字体：宋体，字号：特小，颜色：黑色
99、***先生（女士），您好！
100、已得真人好消息，人间天上更无疑。——出自唐·贯休《山居诗二十四首》
101、)结尾应显示诚恳：
102、邮件主题必须明确清楚、文字尽量简练，让收件人了解邮件主要内容，不能有歧义。
103、字体：一般选择宋体、黑体；
104、、落款/签名
105、签名主要包括：部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-Mail等书写时应将内容归类，一般不超过5行，对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿。
106、如为群发公告：各位同事，大家好等
107、一、正文格式：
108、确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
109、✧邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”。
110、您的邮件已收到，我会在第一时间处理及回复。谢谢！”
111、)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。
112、称谓+礼貌用语
113、✧仔细确认收件人地址是否正确，以免错发邮件
114、回复内容例如：“您好：
115、✧称谓+礼貌用语如：***（名字）您好！
116、)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途;
117、工作时间勿发与工作内容无关邮件
118、例如：Sincerely
119、正文内容编排原则：
120、忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮件时，称号和署名也是必要的。